機要文件的處理過程中注意什麼

㈠ 機要工作兩個必須做到

機要工作即做好涉密文件的管理工作，要認真完成機要文件及傳真電報的閱辦，做好機要保春散密，其中機要文件的傳閱、辦理都是有嚴格規定的。所以，機要工作人員務必保守機密，做到不該透露租返的絕不透露，不該說的絕對不說。同時，還必須注意時效性。收到文件後，首先要注意傳遞文件的時間，避免發生文件傳遞不及時的錯誤。這就要求工作人員熟悉領導之間的分工，了弊森飢解各部門及其分管領導的工作規律和時間安排，准確領會領導指示精神，掌握文件的急緩程度，機動靈活，掌握時機。

㈡ 機要文件管理規定

機要文件以文字、符號、圖形、聲、像等形式含有國家重要秘密，制定了哪些關於機要文件的管理規定呢?下面我給大家分享關於機要文件管理規定的相關資料，希望對您有幫助。

機要文件管理規定如下

一、收文

(一)機要室通過機要交換渠道接收的文件，主要有：

1.中央文件：中發、中辦發、中辦廳字、中辦通報、中辦發電。

2.天津市文件：津黨發、津黨辦發、津黨任、天津情況、津黨保、情況通報、津政發、津政辦發、津政人、市政府令、政務通報等。

3.其他國家機關內部刊物。

(二)收到文件後，首先檢查文件袋有無破損，如有破損應視情況輕重，向來文單位說明，然後再拆封。

(三)文件應及時拆封，清點文件份數和份號，核對文件有無錯投，如發現問題，及時向市委機要處查詢。

(四)登記。首先應認真閱讀文件，了解文件內容，再將文件按不同屬類分別登記在收文本上，對日期、文號、份號、秘級、份數、發文單位、文件級別、文件內容、閱文人員、發放范圍逐一進行登記。

二、文件閱讀范圍

(一)地師級文件：黨委書記、校長。

(二)縣團級文件：校黨政領導，附院黨委、各總支、直屬黨支部。

(三)內部刊物：發至附院黨委、各總支、直屬黨支部。

三、送閱

(一)傳閱機要文件由機要秘書負責分送校黨委正副書記、正副校長、黨委和學校領導批示需閱讀文件的同志及辦理其他事項。並掌握文件傳閱速度和文件去向。

(二)送閱文件時，首先把要送的文件按輕重緩急逐一錄入計算機，列印出閱文單，放在文件夾首頁，下面文件按閱單順序放置。先送正職和主管領導，再依序傳閱。

(三)收到急件和絕密件立即送主管校領導。

(四)領導傳閱文件退還時，應對照“閱文單”清理查看順序，有領導批示的文件要及時落實。

(五)機要文件未經制文部門同意不得翻印、復印。確因工作需要，經市委辦公廳同意，才能復印，復印件按原件管理辦法進行管理。

四、發文

(一)下發文件要在發文單上順序登記文號、份號，並將每個單位要領的文件按編排順序斂齊寫上單位，做好准備。

(二)與領取文件的同志一同當面點清文件，嚴格履行簽字手續。

(三)機要文件應由專人領取、保管。

五、借閱

(一)凡借閱文件一律在借閱登記本上填寫借文時間、文件名稱、文號、份號，借文人簽名後方可借出文件。

(二)借閱文件一般 7 — 10 天，超期要及時催還。

(三)手續完備。文件歸還時，經核對無誤，當面注銷。

六、文件的清退

(一)市委機要交通處每季度發放文件核對表，核對收到的文件是否與發出的文件一致，發現問題要及時向市委機要處查詢。

(二)每年填好市委發的《文件清退表》請主管主任簽字，加蓋黨委辦公室印章後，在市委規定的時間內把表和絕密件送回市委機要交通處。

(三)每年三月份，根據上一年機要室發給各院系黨委、機關各部的文件簽收表上的發文，列印出收文表發給各單位，限時收迴文件。

(四)縣團級、地師級文件一般留一份，重要的可留兩份。留存文號錄入計算機。

㈢ 機要文件管理規定

一、機要文件的范圍是指通過中紀委辦公廳、省紀委辦公廳、辦和市政府辦發送給本委局的中共中央、國務院，中央紀委、監察部，、省政府，省紀委、省監察廳，、市政府的各類正式文件、密碼和內部傳真電報等。機要文件由辦公室設專人統一管理。
二、機要文件一律由機要員或受委託的有關人員簽收、拆封、核對、登記、送批、分發。機要文件由辦公室主任或副主任簽批。
三、機要文件的閱讀：除緊急速辦的文件和秘密文件外，機要文件均在內網上傳閱。本機關副處以上幹部(含離退休幹部)以及經辦公室主任、副主任批準的其他幹部在閱文室閱讀發至縣處級的機要文件、密碼電報、內部資料等。
四、因工作需要，通過辦公室機要人員復印發給粗拆機關各室的文件由各室負責管理和提供閱讀，年終按規定程序退辦公室登記銷毀。
五、需要急速辦理的文件，經辦公室負責人簽批給指定的領導同志送閱領導批示的文件，由機要人員通知經辦人員到機要室閱讀。
六、機要文件一般不借出機要室，因岩冊棗工作需要，必須借出的，應經秘書長同意，並於當天退還。
機要室通過機要交換渠道接收的文件，主要有那些？
1.中央文件：中發、中辦發、中辦廳字、中辦通報、中辦發電。
2.天津市文件：津黨發、津黨辦發、津黨任、天津情況、津黨保、情況通報、津政發、津政辦發、津政人、市政府令、政務通報等。
3.其他國家機關內部刊物。
(二)收到文件後，首先檢查文件袋有無破損，如有破損應視情況輕重，向來文單位說明，然後再拆封。
(三)文件應及時拆封，清點文件份數和份號，核對文件有無錯投，如發現問題，及時向機要處查詢。
總結每年填好發的《文件清退表》請主管主任簽字姿彎，加蓋黨委辦公室印章後，在規定的時間內把表和絕密件送回機要交通處每年三月份，根據上一年機要室發給各院系黨委、機關各部的文件簽收表上的發文，列印出收文表發給各單位，限時收迴文件。)縣團級、地師級文件一般留一份，重要的可留兩份。留存文號錄入計算機。餘下的縣團、地師級未上交的那部分文件，分類整理，清點打捆。銷毀文件清單錄入計算機。
法律依據：《國家秘密定密管理暫行規定》第六條中央國家機關、省級機關以及設區的市、自治州一級的機關（以下簡稱授權機關）可以根據工作需要或者機關、單位申請作出定密授權。保密行政管理部門應當將授權機關名單在有關范圍內公布。

㈣ 如何加強新時期高校機要文件管理工作

如何加強新時期高校機要文件管理工作

機要文件是黨和國家機密的載體，是高校領導及時了解和掌握黨中央、省（市）委及上級業務主管部門方針政策、工作部署、信息動態等的重要渠道。高等院校作為國家行政事業單位的重要組成部分，是產生、存儲和使用國家秘密較為集中的地方，做好高校機要文件管理工作，對確保機要文件有效運轉，提高學校工作效率具有十分重要的意義。那麼，在機要保密工作面臨的形勢發生深刻變化的新時期，如何加強高校機要文件的管理工作呢？

一、加強思想從識，提高保密意識和責任意識

機要文件管理工作是一項細致而縝密的工作，不能有哪怕一絲的馬虎。2010年修訂發布的《中華人民共和國保守國家秘密法》，對涉密文件等涉密載體的管理規定更加嚴格，如改「結果論」為「行為論」，好機要文件管理雀雀工作，將精益求精的工作態度和工作作風落實於高校機要工作上，樹立忠誠、敬業、服務與奉獻的精神。

二、建立健全機要文件管理制度，實行規范化管理

機要文件管理工作是一項政治性、保密性、技術性很強的工作，各高校應結合本校實際，進一步建立完善機要文件管理的各項規章制度。通過建章立制，做到傳閱規范、存放規范、借閱規范等，把工作落實到文件保管運行所涉及的重點部位、重點人員和重點環節上，使各項工作職責分明，操作有序，安全保密。具體來說要建立健全以下制度：

（1）簽收和登記制度。高校的機要文件主要是通過兩個渠道收進的，一是郵政機要通信局傳遞的機要文件，二是或或從機要局領取的機要文件。簽收機要文件時，一要注意檢查封口是否破損，密封是否完好，有無啟封、拆取內裝文件的痕跡；二要核對簽文薄與實際信件件數、信封號碼是否相符。檢查核對准確無誤後方可簽字，在專用機要文件登記簿上登記，並且註明密級和收到時間。

（2）借閱、復印製度。各單位指定專人領取，登記簽字。未經同意，不得轉借和私自擴大傳閱范圍，更不能擅自復印、摘抄；特殊情況必須復印的，要經上級保密部門同意，單位主管領導批准，復制的文件要登記並嚴格控制發放范圍和份數，並視同正式文件予以管理。

（3）閱文制度。嚴格按照上級規定范圍傳閱，機要文件的傳閱必須是單循環傳閱，即文件負責人直接呈送領導閱，然後返迴文件負責人，領導之間不能橫向傳閱。

（4）監督和檢查制度。機要文件的管理應該做好三項工作：一是檢查，二是抽查，三是監督。這三點對做好機要文件的管理作用重大，也是做好保密工作的重要舉措。加大監督、檢查力度，能有效地防止失密、泄密事件的發生。

（5）清理、銷毀以及歸檔制度。為確保機要文件的安全，必須對機要文件定期檢查、清點和整理，每年收到的文件在第二年要清退，按要求如數退回原發部門；對不屬於清退范圍的文件資料，根據學校檔案管理要求存檔；該銷毀的文件則要送指定地點處理，切忌隨意處理。

三、改進機要工作方法，提高文件送閱效率

為了使上級文件精神及時得到貫徹落實，需要積極探索文件處理規律，提高文件送閱效率。要按照「嚴格程序，靈活處理」的原則，做到以下四點：一是合理分類。將供領導閱讀的文件和供各部門執行的文件，分內容、分部門、分業務、分級別按時間先後順序傳閱、督辦、返回。二是堅持急件急辦。即按照機要文件的輕重緩急程度合理安排傳閱者的先後順序，重要文件呈送主要領導先閱，文件內容與誰工作關系密切誰先閱、誰在家誰先閱，以使主管領導盡快了解上級文件精神，及時做好工作安排。對一些急件或絕密件、機密件，應隨到隨傳，保證做到人不離件、件不離人，隨時掌握文件的走向和流程。三是可適當靈滲處理。在文件份數少、傳閱領導多、閱辦部門多的情況下頃團早，可採取先辦理、後傳閱，先主辦、後協辦的方式處理，以提高文件的利用率和工作效率，及時發揮機要文件的.效用。四是加強提醒和督促。對於那些需要及時落實的事情，如果怕領導工作忙忘記，機要秘書有責任提醒和督促。在傳文過程中，如有的領導出差或在外開會，往往一個文件還沒有傳閱完，另一個要傳閱的文件又來了，反復交叉，積少成多，在這種情況下，機要人員更要注意做好文件的傳閱工作，將傳完的文件收回並及時分類存放好，以便隨時提供參考、利用。

四、加強網路保密措施，實現機要文件管理現代化

嚴格機要文件的現代化管理手段，實行微機處理和檢索，是機要文件現代化管理工作的重要議題。在確保文件安全的基礎上，實行微機處理和檢索，可大大提高工作效率，為日常工作提供便利條件。因此，必須加強計算機網上保密措施和相應硬體設備建設，以實現機要文件管理的現代化。隨著科學技術的迅猛發展和國際互聯網的廣泛應用，特別是高校和外界科技交流與合作渠道的日益增多，高校機要文件管理工作出現了許多新情況、新問題。為此，我們必須認清形勢，加強和改進高校機要文件管理工作，這對於保持高校穩定，鞏固和發展高校的大好形勢，保證高校各項工作順利開展，促進教育事業的發展有著重要意義。另外，機要人員還要熟練掌握現代辦公技術以及密碼通訊網路安全防護知識，以適應新時期機要文件管理的要求。

新形勢下，機要文件管理工作比以前更復雜、更深入、更細致。高校機要人員必須認清形勢，更新觀念，加強和改進高校機要文件管理工作，以適應新時期、新形勢下機要文件管理的要求，使機要文件管理工作在高校又好又快發展中發揮積極作用。

㈤ 機要工作的收文辦理

收文辦理是比較完整、獨立的事，主要包括簽收、登記、擬辦、請辦、分發、傳閱、承辦、催辦等環節。其基本要求是准確、及時、安全、保密。 （1）要小心剪封，以免損壞封中文件。
（2）要檢查封內文件是否取凈，避免遺漏文件。
（3）要檢查文件是不是給本部門的，如有寄送錯誤，應及時退回來件單位，以免誤事。
（4）要檢查文件上的主送（包括抄送）單位，來文單位與封皮所寫的是否符合，如不相符或無法判明的，應把封皮附在文件後面備查。
（5）要檢查落款處有無漏蓋公章。如有漏蓋，一般件退回重蓋，急件可立即通過電話聯系，證明無錯後，一邊處理，一邊要求來件單位蓋章補報。
（6）要檢查文件附件是否齊全，如漏掉附件或附件不全，應通知來件單位補全，待附件齊備後，再行處理。
（7）來件如未裝訂、拆封當時要整理好，以免一個完整文件誤分兩處。
（8）要檢查文件落款日期，沒有日期的，要根據封皮郵戳補注日期；有的雖有日期，但離收到日期甚遠，遇到這兩種情況，要把封皮附在文件後面備。
（9）封內有文件清單的，應對照清單核對，封內有回執的應在回執單上簽收並將回執單退回來件單位。 登記是一項重要的基礎工作。
（1）登記形式有簿式登記和聯單式登記兩種，各單位可按實際情況靈活使用。
（2）登記范圍：一是上級機關或上級主管業務部門來文（包括主送件和抄送件）；二是直屬下級機關的請示、報告；三是其它機關單位商洽工作，需要簽發的來函等。另外，具有機密等級的內部刊物、資料，可以另備簿登記，不與公文混登在一起。
（3）登記項目要求簡明、實用，既不要過繁，也弊脊不要過簡，收件登記的項目主要有：編號、成本日期、來文號、來文標題、主送機關、份數、收文日期（清辦意見，擬辦意見）、分送范圍、緩急程度，催辦情況、辦理結果等。
（4）登記要求：一要安全，主要項目要逐數登記，不能隨意刪減，來文單位兩個以上的不能少登記一個，標題要完整。二悶卜清是准確，來文單位要用標準的簡稱，而且要一致。三要細。收到特急件、重要件的時間應登記月、日、時、分。催辦情況，每一次都要把時間等情況記錄登記清楚。
（5）登記要求字跡清楚，不僅自己能辨認，別人也能看懂，便於查找。
（6）登記後要在文件右上方編號，或及時用文件處理卡編號，便於文件運轉、查找。
（7）在做好登記的基礎上，依據平時的登記，定期制文統計工作，及時向單位部門領導反映公文處理情況，做到上下心中有數。 （1）為了有效掌握傳閱文件的行蹤和去向，必須設立傳閱登記，作為組織傳閱的手段。
（2）組織傳閱方法。工作人員作為中心點，各傳閱對象收、退文件都直接與中心發生聯系。組織傳閱，它既可有效地控制文件等行蹤去處，防止文件丟失，又可隨時合理地調度閱文次序，提高傳閱效率。
（3）組織傳閱的原則是急用先看。一般要照顧主要領導、主管領導、主管部門先看，然後再送其他領導和其他人員。
（4）特急件，絕密件要專送，減少中轉環節，以免費時誤事，還有得保密，密級以上文件不得帶出黨政辦公室。
（5）建立閱文室。有關閱讀對象應盡量到閱文室閱讀文件。建立閱文室既可減少往返傳遞時間和手續，又有利於安全保密，提高閱文效率。
（6）傳閱要把前、掃後，盡量加快傳閱速度，上班前要把傳閱件及時送出，下班前要及時收回傳閱件。 （1）對辦件設立辦件登記簿，領導批示意見，部門辦理意見或處理結果，送出、結理日期，逐一登記備案。 （2）對辦件實行催查制，凡辦件，特別是急件，要件，要定時檢查，落實情況。
（3）在辦理辦件過程中需要提供的有關文件、材料，要積極為有關部門提供相關文件材料等。
（4）在辦件過程中出現上下級或部門之間意見不一致時，要及時向領導反饋情況，使問題圓滿解決。
（5）辦件處理結果，及存在的問題，要及時或定期螞前向領導反饋情況。

㈥ 某機關紀要員收到一份文件,要次日送達,怎樣處理文件

1、首悉早拆先機要文睜棗件由機要人員直接呈送。
2、其次閱者須及時閱示，並於隔日退回機睜雹要室。
3、最後不得橫傳，不得留存文件。

㈦ 什麼是機要文件機要文件的意義

機要文件是指標有「機密」密級的文件、簡報、講話材料，各種資料、報表、刊物，以文字、符號、圖形、聲、像等形式含有國家重要秘密、泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害的載體。以下是由我整理關於什麼是機要文件的內容，希望大家喜歡!

機要文件的分級
國家秘密的密級分為「絕密」、「機密」、「秘密」三級。「絕密」是最重要的國家秘密，泄密會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害;

「機密」是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害;「秘密」是一般的國家秘密，泄露會裂羨空使國家的安全和利益遭受損害。重要程度依次減輕，但都屬於絕對不可泄漏的。
機要文件的保管與處理
紙質文件要注意防潮、防蟲、防火等等。但在信息化的當代，機要文件更多的是以電子媒介方式存儲的。因此保管人員必須具備優秀的信息素質，有能力應付來自互聯網或者內部的數據入侵。做好__。由於機要文件都有一定的保密年限(特殊情況下除外) 或者遇到戰亂、遷移、國家安全需要等。就不得不考慮文件的處理問題：紙質文件是在監管人員的監視下 由內部人員 用碎紙、焚燒或化學腐蝕 方法 銷毀。電子化文件則由專業的粉碎軟體粉碎(國際一般通用美國CIA執行標准)。使用的是完全不可逆的粉碎演算法。或者在強磁強電壓下使存儲介質完全被格式化，達到銷毀效果。
機要文件的意義
對待機要文件，除了相關工作人員要注意文件的保密性，作為廣大的愛國百姓也應該加以重肆瞎視，不受非法勢力的威脅或誘惑，堅決維護國家機密。
我國機要文件密級標准制定的發展史
機要通信的密級標准，是機要通信的重要內容之一。制定和明確機要通信的密級標准，是機要通信正常進行的可靠保證。機要通信在解放初期被稱為機要交通。1952年11月7日政務院公布了「關於機要交通的組織與工作總則」文件，對機要交通的任務和實施規定做出了明確規定，使機要交通工作有了遵循的方針和依據。該文件中規定了對機要交通的密級劃分為兩類。即「密件」和「絕密」。

當時由於機要交通的業務不斷增長，客觀形勢發展趨勢反映出，機要文件增加是不可避免，但派李從檢查文件發現，其中確有相當一部分不應屬於機密文件。據當時幾個地區的估計，此類文件一般佔全部文件的15%左右。這就相當嚴重的影響和損害了真正機密文件的迅速安全傳遞。如其任其發展下去，機要交通就會變成第二個地方郵政，也就失去了機要交通工作的意義。

為此，中共中央為公廳在1954年5月5日批准了機要交通總局的暫時規定，發出通知：把黨政系統的秘密文件分類為三類，即「絕密」、「機密」、「秘密」。絕密和機密文件規定必須經由機要交通遞送，一般的秘密文件(即機關一般內部往來公文，函件和發至區、鄉的一般文件)可用掛號信件交地方郵政遞送，以免使機要交通負擔過重，反而損害黨的機密。這個規定的意義十分重大，從兩類分類三類，不只是數量上或名詞上的變動，也不單純為了求得和軍隊的文件分類一致，避免糾紛而規定的，其主要意義和秘密文件劃分為三類比劃分兩類更加合理，對__更有利，以確保絕密，機密安全傳遞。保密的重點是一般放在「絕密」和「機密」文件上，這樣保密的目標就集中、明確。這就可以避免兩種偏向：一是把真正涉及到黨和國家的機密文件都看成一般的秘密文件。二是把機關中一般內部文件都看成機密，而實際上是忽視真正機密的偏向。兩種偏向對保密都不利。保密如果沒有重點，不分主次的想法和作法都是不對的。

1957年4月1日，郵電部接辦機要通信業務以後，仍按原機要交通總局所規定的機要函件分類標准執行，為「絕密」、「機密」、「秘密」三類適用，至今保持不變。

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6. 機要幹部培訓心得體會3篇

㈧ 機要函件的保存方式及注意事項有哪些

紙明信宴質文件要注意防潮、防蟲、防火等等。但在信息化的當代，機要文件更多的是以電子媒介方式存儲的。因此坦磨保管人員必須具備優秀的信息素質，有能力應付來自互聯網或者內部的數據入侵。做好保密工作。由於機要文件都有一定的保密年限（特殊情況下除外） 或者遇到戰.亂、遷移、國.家.安全需要等。就不得不考慮激銀文件的處理問題：紙質文件是在監管人員的監視下 由內部人員 用碎紙、焚燒或化學腐蝕方法銷毀。電子化文件則由專業的粉碎軟體粉碎（國際一般通用美.國CIA執行標准）。使用的是完全不可逆的粉碎演算法。或者在強磁強電壓下使存儲介質完全被格式化，達到銷毀效果。
機要文件是指標有「機密」密級的文件、簡報、講話材料，各種資料、報表、刊物，以文字、符號、圖形、聲、像等形式含有國.家重要秘.密、泄.露會使國.家的安全和利益遭受嚴重的損害的載體。

㈨ 涉密文件管理的要點是什麼

涉密文件的管理包括收文、發文和日常管理三個主要環節。

1、涉密文件(包括確定密級的文件資料、圖表、刊物、教材等)的擬制、印刷、傳遞、承辦、借閱、保管、歸檔、移交和銷毀，必須嚴格履行審批、清點、登記、簽字等手續。

2、涉密文件由各單位機要保密人員統一管理，閱辦涉密文件必須在辦公室或者安全保密的場所進行，涉密文件應存放在鐵皮櫃內;對密級文件必須實行專人保管，專冊登記，專櫃存放，個人不得私自保存涉密文件資料。

3、發出、收進和內部運轉的涉密電報、文件、資料，必須登記、編號，在交接時，必須履行簽字手續。外出開會發的秘密文件，要妥善保管，回單位後及時交給機要人員處理;

4、傳閱涉密文件、資料，由機要人員直接傳遞，不得逾越機要人員任意橫傳。因工作需要長時間使用的，要向機要人員辦理手續。

5、涉密宴稿文件、資料，不經發文單位同意，不得自行擴大閱讀范圍，不得自行復印、翻印或轉載，不得向規定范圍以外的人員泄露;

6、凡因工作需要復印、印製涉密文件資料，應按規定辦理相關手續。復印後的涉密文件資料要按原件密級管理。

7、確因工作需要攜帶涉密文件資料外運慶出的，需經主管領導批准並採取相應的保密措施。不準在公共場所停留、游覽、購物、探親訪友等，返回單位後要及時交機要保密人員保管，確保國家秘密安全。

8、當工作發生變動時，應將自己使用的文件、資料進行清理，全部移交;

9、涉密文件資料的清退和銷毀。閱辦的涉密文件應當及時清退，需要銷毀的涉密文件資料，交由市保密局統一集中銷毀，個人均不可自行、隨意銷毀。嚴禁將各類涉密載體或者內部資料、刊物當廢品出售。對違反保密規定，使涉密文件資料發生失泄密的，依照國家法律和有關規定嚴肅處理，追究責任。

10、涉密文件資料須定期收回上交，發現丟失，及時匯報並立即追查處理。

11、需要銷毀的涉密文件資料由保密部門造冊，按照有關保密法規的規定，由領導批准後統一處理，不得擅自銷毀。

(9)機要文件的處理過程中注意什麼擴展閱讀：

收文環節：

收文管理包括檢查、登記、批辦、傳遞等步驟。收到密件後，首先要檢查來文封皮的狀態，看是否有損壞或被竊的痕跡，在回執單或送文簿上簽署姓名、時間。

其次，在專門的密件登記簿上登記收到的全部密件，除了常規的登記項目外，還應註明密級、編號、份數、製作日期。

第三，將密件交由辦公室主任處理。

與本企業有關的商業秘密文件，辦公室主任應當認真進行擬辦，提出合理的利於保密的意見，再由分管領導根據擬辦意見對密件處理作出決定。由於擬辦意見關繫到商業秘密的生死存亡，應當極為慎重，選擇的承辦部門、人員都要盡量認定為可靠的，而且知密的范圍要盡量小。

辦理中由於需要其他部門及人員的協助而必須提供信息時，要先向他們聲明保密原則，並盡可能地以最小的商業秘密信息量得到他們最大的協助。

第四，密件必須由專人傳遞並負責跟蹤密件的整個辦理過程，密件在同一個人手中停留的時間不能太長，傳遞文件的文書人員應該做到及時送達，及時傳閱，並監督辦理過程。

發文環節：

發文環節包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。草擬文件時，有保密事項後應當馬上做標記，並劃定密級，限制秘密文件的范圍。審核、簽發與復核，是對文件內容的把關，層層監控為的是使企業的商業秘密在產生階段就得到很好的保護，以減少後患。

密件繕印要在專門的機要文件繕印部門進行，商業秘密文件的原稿與繕印稿都要注意保密，同時還要注意在繕印過程中留下來的一些印壞了的廢棄文件，這些廢棄文件要用碎紙機處理，不能隨意堆放或賣給廢品收購站。

需要用印的文件要加蓋發文機關或企業領導人的印章，一般應由負責人親自加蓋，企業有特殊規定的除外。

要限制文件的發放范圍和數量，待發的公文要進行封裝，負責密件工作的文書人員應當認真清點密件的印數，核對要發往的機關部門，裝封後加蓋密級章，貼上密封條加蓋密封章，通過機要交通或專人發送。

日常管理：

首先，應根據信息的敏感性和重要性將企業信息劃分為不同等級，設定不同的知密范圍，限制信息的傳播途徑，積極主動的防止競爭對手竊取或通過合法途徑獲取本企業的信息。

其次，企業應明確涉密人員的范圍、許可權和責任，嚴格控制商業秘密在本企業之中的傳播范圍，明確規定作為一項商業秘密，哪些人需要知道，哪些人不需要知道。

否則人多口雜，一不留神就泄密，而且不利於責任的有效追究。

第三，在庫房管理中，可確立多人負責和有限職責的原則，採用分割組合方法保管存儲商業秘密文件。

例如，可將商業秘旁祥握密的關鍵部分分解，限定員工只接觸一部分，使每一涉密者不能擁有完整的商業秘密。庫房設施要可靠，有條件的企業可以設密碼門，只有文件管理人員才有密碼通行證、定期更換密碼；密件平時應鎖入保險櫃。

第四，在用戶利用管理中，要規定借閱范圍、時間和簽閱手續，管理者要跟蹤密件的流動，最好借閱者就在機要室或閱文室查閱該文件，有特殊情況的也要當天借當天還。文件的復制要有規定和限制，原則上不應允許復制。商業秘密文件辦完要及時歸檔，妥善保管，以免發生商業秘密糾紛時無法舉證。

為確保敏感的公司文件的安全，對於廢棄的文件，不要將它們往廢物簍一扔完事，而應廣泛使用文件粉碎機，將企業廢棄文件徹底銷毀，使文件無法復原，以免競爭對手從中分析出本企業的競爭動向。