A. 質量管理體系要求加以控制的外來文件有哪些
幾年來，在我所質量體系運行中，文件控制是保證體系持續有效運行的一個重要要素。而其中外來文件——國家標准和計量檢定規程又是質量體系運行中校準和檢測工作中重要的技術法規。要確保這些技術法規文件為現行有效版本，在執行過程中，我們必須對這些文件進行嚴格受控和管理。下面我就談談自己在這項工作中的一些做法，供大家參考。
一、外來法規性文件的受控
質量體系運行中的外來法規性文件主要是國家計量檢定規程、國家和行業標准。目前，我所經過實驗室國家認可委員會評審校準和檢測項目共有268項，我們針對這些項目，對所需要的標准和檢定規程進行了全部清理、登記，進行受控管理。列入質量體系運行中的受控標准有168種；受控規程有277種。我們根據《質量手冊》具體要求建立了實驗室受控文件目錄，按文件類別分:國家和部頒標准；引用標准；鑒定大綱；計量檢定規程；計量技術規范。再按《質量手冊》中「文件控制程序」的文件編號規則，分別按部門代號(即實驗室代號，如:L——長度室；H——熱工室等)；類別代號(A——計量檢定標准；B——標准等)；年代號，來編制外來文件資料目錄。(詳見下表)
對統一編號，加蓋「受控文件」印章的標准、規程及時發送到檢測人員手中使用，並收回舊版本。我們按文件所在科室又編制了「文件發放回收登記表」加以受控(見下圖《標准發放回收登記表》)。這樣我們就能及時掌握實驗室檢測人員手中標准、規程受控情況，即時更換新版本。
二、及時收集新版本，按「文件控製程序」進行更改
為了保證實驗室檢測人員手中受控的標准、計量檢定規程始終是有效版本，在平時文件管理工作中注意把被動管理變為主動管理，把靜態管理變為動態管理，應做到以下幾點:
1.關注國家標准出版動態，將受控標准號全部列印在一張紙上，方便隨時對照。並從《科技新書目》中了解標准單行本出版情況。
2.及時訂購每年出版的《國家標准目錄總匯》、《國家計量技術規范目錄》及有關部頒標准目錄，如郵電、輕工、機械、電子、化工等。全面檢索我所受控的標准、計量檢定規程更新替代情況。
3.定期到省標准情報所標准文獻信息網上去檢索標准更新情況。對已更新的標准、規程，每年都列印一份更新替代的總目錄給質量部存檔備查，給各科室一份該科室更新替代標准、規程目錄，便於科室對照檢查，確保在用法規文件的有效性。
在標准、規程版本更新時，嚴格按照「文件受控程序」中要求進行。對外來文件更新，要填寫《文件更新申請書》，經質量部負責人，所技術負責人確認後，將標准，規程發送到檢測人員手中，並要求檢測人員對照新、舊標准或規程，認真填寫《更新標准、規程能力評審表》交與質量部，再由所技術負責人審核，認為填寫內容(如計量標准儀器配置、人員技術狀況、環境條件等)符合新標准、規程要求，再填寫《文件修改通知單》。這樣一份新版本受控標准或規程才能正式啟用。
B. 體系外來文件清單和使用的法律法規清單如何理解
1.對外來文件抄進行識別，並控制其襲分發，防止誤用；
2.確保客戶所提供的相關文檔得到適當的管理，保存及保密。