幫助整理電腦文件的書

⑴ 《超級工作整理術》閱讀筆記（六）

物品整理： 工作空間必須井井有條

工作的斷舍離：必需品混在雜物中會打亂工作進度。整理就是丟棄，工作能力強的人會丟掉名片，只把關系留下來。辦公桌只留計算機、電話、便利貼、月歷，其他全部丟掉。

高效率筆記術：筆記本左右攤開，左頁紀錄演講內容，右頁則是自由聯想空間，所有想法、靈感、提案、企劃、聯想……都隨心所欲地寫在這里。

靈活運用便利貼：隨用隨丟，高效又不佔空間的便利工作工具。

一、斷、舍、離，工作中也需要

斷舍離=戒掉壞習慣+舍棄不需要的東西，也就是脫離對物品的執著。

簡單地說，工作中的斷、舍、離的重點就是「丟掉」——丟掉「不會再用的物品」，丟掉「別人有的物品」，丟掉「還會再得到的物品」，丟掉「不會馬上需要的物品」。

二、桌面零雜物，效率直通車

整理辦公桌的訣竅是選出現在的必需品，現在不使用、甚至未來也不使用的物品則可以丟掉或者送給同事。

那麼，什麼是必需品，什麼又是不需要的呢？不少人時常搞不清楚這個問題，彷彿辦公桌上的所有東西都是必需的，又彷彿有很多東西是多餘的。要學會「需要/不需要」的分類處理，以下8個步驟非常重要。

①將現在辦公桌上的所有東西一掃而空，全部放進一個大箱子里。

②從箱子中拿出目前工作需要用的物品。

③一個星期後，將幾乎每天都用的物品整理出來。

④再分別整理出2~3天用一次的物品和一周才用一次的物品。

⑤將幾乎每天都要用到的物品擺放在辦公桌上一伸手就能觸碰到的中央位置。

⑥2~3天使用一次的物品擺放在辦公桌上「右手邊」的空間。

⑦一周才用一次的物品擺放在辦公桌上「左手邊」空間。

⑧最後留在箱子里的就是屬於「雜物」，這些東西完全可以丟進雜物間或者轉送給有需要的同事。

經過這樣的整理，你會發現自己再也不會浪費時間在尋找物品上了，工作進程更加順暢，效率得到了明顯的提升。整潔的辦公桌讓你的心情也變得更加愉悅了。

三、讓數字化成為你的得力助手

紙質文件，不僅整理起來費時費力，而且查找起來也很麻煩。與之相比，數字化的文件管理就高效多了。具體地說，不妨遵循以下幾個步驟。

步驟1：將紙質文件錄入計算機。

數字化時代，如果因為工作中不是經常用得到計算機（比如做業務員或公關的）又或者因為不擅長或不喜歡使用計算機，而使用檔案袋來管理紙質文件，你很容易埋沒在堆積如山的紙質文件中，這並不是明智之舉。除非你的時間真的多到可以隨意浪費，否則一定要將紙質文件錄入計算機，這樣不僅節約空間，而且檢索、查找起來也方便許多。

紙質文件可以丟掉，不過紙質文件上的信息可千萬不能丟。這些信息可以全都錄入計算機中加以管理，以便使用。

需要注意的是，這里所說的錄入，並不是一一打字輸入，你可以藉助掃描儀、文字識別軟體又或者其他的讀取軟體錄入資料。

步驟2：將文件進行分類管理。 錄入後，文件非常繁雜，有各種用途、各種類別。因此，一定要進行分類管理，這樣工作會更加高效。

首先，將文件分為「使用中」和「存檔」兩類。與手頭上工作相關的資料和數據，歸類在「使用中」，並且工作完成之前都先保存在這里；工作完成後，所有的文件和數據就都可以放到「存檔」中。

步驟3：聰明地為文件命名。

為文件取名，不是越簡單越好，而是越具體越好。舉個例子，「客戶1」與「××公司××經理-需求調查-2015.3.21」相比，顯然後者更加靠譜，只要一看文件名就知道文件的大致內容是什麼。而日期也更有利於我們掌控信息的變化，使文件名更加具有參考價值。

學會聰明地為文件命名會提升你對工作的掌控力。具體地說，文件名至少應該包括這樣幾部分內容：文件主體人物、功用、日期。比如，「××公司××經理」就是文件主體人物，「需求調查」是文件的主要功用，「2015.3.21」則是對應的日期。

經過篩選、分類、命名後，亂七八糟的各種資料和數據立刻就會變得有條有理了，而具體的文件也會變得「面目清晰」，這樣你工作起來會更加順利。

四、將繁雜的紙質文件建檔、歸類

整理文件其實是整理工作的過程，將自己一天的工作都一一過目，同時也為第二天的工作做好打算，避免盲目。

細節決定成敗。整理文件這樣一個小習慣，在領導看來卻是一個良好的職業習慣，是走向成功的必要一步。而要整理好自己各種各樣的文件，下面的一些方法或許能給你幫助。

①批示完畢的文件一定要轉交出去，決不能在自己手裡過夜。

②將一些重要卻不經常用到的文件放進櫃子里。

③暫時沒有用的文件一定要存入檔案櫃，決不能雜亂地堆在眼前。

④將好幾年前的文件掃描成電子版本或者存檔，不要一直堆在辦公桌上。

⑤對於需要處理的文件，一定要整理好後放在辦公桌的顯著位置，絕不能對待處理的文件心中無數。

⑥將沒有用的垃圾文件丟掉，清理一下繁雜的辦公桌（電腦里的文件也是如此，該丟的丟，該存檔的存檔）。

⑦日常中需要使用的文件應該觸手可及，轉轉椅子就能拿到。

⑧不屬於自己工作范圍內的文件立刻轉手給相應的人員。

文件雜亂無章往往會讓自己覺得有堆積如山的工作要做，可又毫無頭緒，好像根本做不完一樣。面對大量繁雜的文件，你根本無法感受到工作的輕松和快樂。

每天騰出10分鍾時間整理一下文件，一方面可以梳理一下工作計劃，另一方面又能優化工作空間，何樂而不為呢？

五、學會整理，擺脫「洪水文件」

大批堆積的文件，要是你拿它們沒有辦法，結果就是你自己成為犧牲品，被看上去不起眼的文件打垮。其實，簡化「文件洪水」處理的手段沒有什麼秘密可言，就是一定要想辦法堵塞這些文件的源頭。

那麼，如何才能處理好這些如洪水般的文件，從而將自己從「洪水」中解救出來呢？

①從現在開始，注意並分析那些被有規律地送來的文件、時事資訊、備忘錄、報道、信件和垃圾信件，計算每天處理文件你要花掉的時間。然後再仔細判斷有哪些文件可以丟棄，或者哪些文件可以忽略。

②對於報道或備忘錄，可以只把有用的內容留下，聯系那些給你送對你無用的印刷品或電子信件的機構，讓他們把你的聯系方式從列表中劃去。

③取消訂閱那些內容重復的時事通信、雜志和商業性報刊。如果你沒時間去閱覽，那就更沒必要訂閱這些雜志。你應該這樣看待這些雜志的價值。如果你沒時間來看這些東西，說明它們其實不怎麼重要。

④找出那些真正有用的材料，至於別的則可以理直氣壯地丟在一邊不管。

⑤你完全可以再互聯網上搜尋有價值的電子時事資訊、電子刊物和網上新聞。

⑥通過某一郵件途徑，與同事以及下屬職員們共享報刊與時事資訊，這樣就在總體上節省了大量的時間。

六、高效率筆記術

技巧1：不是只有主要內容才重要，細枝末節也不可忽視。

通常來說，筆記的基本架構應該是：抬頭寫上時間、會議或洽談主題，比如「部門季度工作匯總會議2014.10.26」；下面的具體內容應以「發言人+關鍵字」的形式，比如「客戶反饋不理想→挖掘客戶深層需求→建立每周溝通交流會制度→……——公關部 2組主管××」。

技巧2：不要傻傻照抄筆記，「聯想」很重要。 記筆記時，不要只抄錄或者標出重點。這樣除了能夠讓你回顧一下會議或洽談內容之外，沒有絲毫用處。

你可以將筆記本左右攤開，左頁記錄內容和重點，右頁則是屬於自己的自由聯想空間。所有在洽談、會議中產生的想法、靈感、提案、聯想、設想、空想、疑問，都可以記錄在這里。因為看的人只有自己，所以不用條列，不需要講究文字優美，也不需要遵循什麼麻煩的規則，只要真實地記錄心中所想就可以了。

當然，想要這些「聯想」變成寶藏並切實地為你的工作帶來幫助，你不能把這些「聯想」記錄下來以後就不管了，一定要把它們整理一下，根據所屬工作領域的不同、功用的不同，將它們進行分類，並儲存進電腦里以便查閱。 在整理的過程中，那些想法會更加清晰，你會更了解它們的價值、實現它們的方法與時機。

技巧3：選擇適合的筆記本。

筆記本並不是將白紙簡單裝訂在一起就可以的。不合適的筆記本不僅會讓你書寫不暢，而且會增加你的記錄量，你要勞心勞力地標注出標題、內容、備注部分，此外後期整理起來也不容易。因此選擇筆記本的時候一定要滿足以下幾個條件。

①尺寸最好為B5、A4或A5。

②紙質良好，容易書寫（這一點非常重要）。

③每頁上方有標題欄，下方有備注欄。

④每頁都有裁切壓線，方便撕下來掃描、影印或貼到其他某個地方。

七、搜集並保留好用的辦公模板

工作能力強的人會不斷地搜集更新、更好用的辦公模板。

工作中就應該養成搜集有效模板或表格樣式等資料的好習慣。有了各種好的模板，不論是工作總結還是會議演講PPT,做得精緻了，不僅自己看著舒服，也會給領導一個好印象。

那麼，如何才能更好地去搜集整理常用的模板，從而更加高效地工作呢？具體地說，不妨參考以下方法。

①不論是自己還是同事用過的模板，都要先保留一份，而不要用過了就刪掉。

②時間緊張而沒有合適模板的情況下，要懂得利用現有模板來創建新模板。

③網上搜集來的PPT模板，更要妥善保存。

④將不同類型、不同風格的模板根據類別保存到不同的文件里。

⑤了解各種模板的樣式和使用場合，有所篩選，而不要見到一個就保存一個，有很多可能是自己根本用不到的。

⑥也可以使用現有模板來改變當前的文件風格，使內容更加符合。

⑦不要單純通過網路，而要從各種途徑獲得需要的模板，然後保存。

⑧記清楚自己保存文件的路徑，確保隨時能找到合適的模板。

八、小小便利貼的強大力量

通常來說，便利貼是隨時使用、隨時丟掉的，非常適合一些突如其來的、計劃之外的事務。那麼，如何才能夠利用好便利貼，從而讓自己的工作更加順利呢？

①將臨時的事情及時地記錄在便利帖上。比如某個時候你跟對方說「那麼，我2小時後再打電話」，掛斷電話後，將這件事寫在便利貼上。

②把便利貼貼到隨時都能看到的地方，這才是重點。比如你若是從事案頭工作較多，則可以在辦公桌上專門為便利貼騰出一個空間，然後集中在此使用便利帖。

③隨身攜帶便利貼，遇到事情隨時記錄下來。

④給普通記事本貼上便利貼後，它就能搖身一變成為多功能記事本。我們可以更換不同的便利貼，將其變成具有收集、編輯功能的記事本（這一點在前面我們已經詳細介紹過）。

⑤其實筆記本電腦的手托部分也很適合貼便利貼。瀏覽網頁時忽然想做筆記了，這時候你可以立刻使用這種方法。如果你正在操作電腦時來了個電話，也能快速地做電話記錄。除此之外，貼上便利貼還能隔絕污漬，以免弄臟電腦手托。

⑥可以利用便利貼的顏色來區分具體信息的不同，比如綠色的用來記錄客戶信息，紅色的用來記錄重要的工作等，便於區分和運用。

⑦可以給自己或公司製作一個「點子板」，將自己平時的創意、想法及時記錄下來，貼在上面，說不定工作中就用得上。

⑧如果你很難習慣使用便利貼，不喜歡將自己的辦公桌貼得花花綠綠的，那麼也可以使用計算機的便利貼功能，搜索一款合適的便利貼軟體一定能讓你的工作事半功倍。

九、靈活使用各種聯絡工具

我們必須學會在合適的環境情況下使用合適的通信工具，活用各類通信工具。比如，有些事非常煩瑣，即時通信工具也並不一定安全有效，我們就必須將即時通信工具與電子郵件等工具結合起來使用。

①對於重要的事情，一定要先打電話通知，然後發郵件將具體事件交代清楚。

②不論電話還是郵件，保持簡短明了的開場白。

③對於不重要的事情，發郵件即可，等自己有時間的時候再去處理。

④控制通話時間，保持通話主題。

⑤對於緊急需要的東西，而對方又不方便聯系，除了打電話，還要通過其他的即時通信工具隨時與對方保持聯系，一旦對方有空閑時間，立刻索取。

⑥向同事請求協作時，要雙方達成一致，不要隨意打擾別人。

⑦對於領導傳達的命令，一定要發郵件通知到每個員工，然後通知各科室。

⑧自己能解決的事就不要依賴別人，要知道，大家都很忙。

⑨工作中出現的問題，需要立刻同負責人取得聯系的，要積極嘗試各種聯絡方法。

⑩將事情集中起來一次說明白，不要三番五次去麻煩、打擾別人。

⑵ 求有關電腦入門基礎知識的書籍

關於電腦入門基礎知識的書籍，以下是一些值得推薦的選項：

一、《電腦入門完全自學手冊》

這本書由傑成文化編著，內容涵蓋了電腦基礎知識、操作系統使用、文件管理、網路應用等多個方面，適合完全沒有電腦基礎的讀者自學。

二、《從零開始學電腦》

作者穆仁龍通過簡潔明了的語言，詳細介紹了電腦的硬體組成、軟體安裝與使用、上網沖浪等基礎知識，非常適合初學者入門。

三、《新手學電腦快速入門》

神龍工作室編寫的這本書，注重實踐操作，通過豐富的實例幫助讀者快速掌握電腦的基本操作和應用技巧。

四、《電腦基礎入門操作》

怡丹澤雨所著，內容全面且實用，包括電腦基礎知識、Windows操作系統使用、常用軟體應用等，非常適合作為電腦入門的首選教材。

五、《計算機基礎應用》

李建華編寫的這本書，不僅介紹了電腦的基礎知識，還深入講解了辦公軟體、圖像處理、動畫製作等實際應用，有助於讀者全面提升電腦應用能力。

這些書籍均以科普嚴謹的風格撰寫，內容全面且易於理解，非常適合作為電腦入門的自學教材。讀者可以根據自己的需求和興趣選擇合適的書籍進行學習。

⑶ 推薦一本適合中年人學習電腦看的書

隨著電腦的日益普及，中老年人也開始關注網路，為老爸老媽選擇一本合適的電腦圖書非常重要！下面就給大家推薦幾本非常暢銷的電腦圖書。

一、《教爸爸媽媽學電腦（贈送光碟）》

本書是專門為中老年人量身定做的一本電腦圖書，針對中老年人在電腦使用過程中可能使用到的軟／硬體、網路、電腦維護與安全方面的知識給予詳盡的講解。本書以任務驅動形式進行編寫，同時對知識點進行講解，將知識點融會貫通，滲透到每一個實例中。

本書共分15章，主要包括電腦的組成、Windows XP的個性設置、文件與文件夾的操作、個性化設置、文字輸入和輸入法、Windows XP自帶的程序、word 2007的應用、Excel 2007的應用、PowerPoint：2007的應用、網路視聽、網上沖浪、網上聊天與電子郵件、網上娛樂、養生保健、電腦的維護與案例、電腦常見故障排除等內容。

本書針對中老年讀者，有很強的實用性、趣味性和知識性。

二、《老年人學電腦》

本書是一本指導中老年朋友學習電腦的圖書，主要講述電腦在日常使用中的基礎知識，包括認識電腦，電腦的啟動與關閉，認識Windows XP桌面，Windows XP的基本操作，在電腦中輸入文字，管理電腦中的資源，用Word 2007編輯並美化文檔，使用電腦欣賞影音和玩游戲，使用數碼相機拍照並修正照片，使用數碼攝像機錄像並製作影片，上網瀏覽網頁，網上搜索並下載資料，用qq與親友聊天，收發電子郵件，在網上寫博客，在線娛樂，網上炒股以及電腦的日常維護和病毒防範等知識。

本書深入淺出，以「爺爺」從對電腦知識一竅不通到能熟練應用Windows XP和上網為線索貫穿始終，逐步講解了中老年朋友需要掌握和感興趣的電腦知識，內容淺顯易懂，版式美觀，指導性強。本書結合大量應用實例，引導中老年朋友自學；每章後面附有大量豐富生動的練習題，以檢驗對本章知識點的掌握程度，達到鞏固所學知識的目的。

本書定位於從未接觸過電腦和剛開始學習電腦的中老年朋友，可作為中老年朋友的自學用書，也可作為老年大學電腦培訓類教材。

三、《老年人學上網傻瓜書》

本書是一本指導中老年朋友學習電腦入門知識的圖書。主要內容包括：什麼是電腦、電腦的用途、電腦外觀與組成、電腦的啟動與退出、使用滑鼠和鍵盤、認識windows xp的桌面、windows xp的基本操作、用拼音輸入漢字、管理文件夾/文件、使用電腦娛樂、製作電子相冊、用word 2003編輯文檔、美化文檔、網上瀏覽、網上搜索與下載、用qq與親友聊天、收發電子郵件以及為電腦殺毒等知識。

本書淺顯易懂，版式美觀，指導性強，以中老年人學習電腦的先後順序為線索，逐步講解了中老年人需要掌握和感興趣的電腦知識，對概念和功能的介紹較為形象、生動。全書結合實例進行講解，並配有豐富的小欄目。每章最後提供有上機練習題，用於幫助讀者鞏固所學知識和自我提高。

本書適用於從未接觸過電腦和剛開始學習電腦的中老年朋友們使用，可作為老年大學學習電腦操作的培訓教材，也可作為老年朋友學習電腦的自學用書。

四、《老年人快樂學電腦 》

本書系統地介紹了電腦應用各個方面的內容，包括如何啟動和關閉電腦、如何查看電腦中的文件、如何使用電腦中的軟體、如何在電腦中編輯文章、如何播放音樂和電影、如何玩棋牌、如何在網上搜索信息、如何通過網路聊天以及如何在論壇和博客中發帖等。

本書關於電腦使用的內容，從最簡單的電腦操作知識開始，並逐步延伸到使用電腦和網路沖浪的各個方面。每一章的首頁還留下了筆記空間，幫助老年朋友進行記憶。針對老年人的特點，特地為老年朋友奉上正確使用電腦方面的知識和一些養生方面的小竅門，幫助老年朋友保持身體的健康。

本書內容豐富、圖文並茂、通俗易懂，是老年朋友輕松學會電腦的必備讀物

⑷ 電腦文件太多太亂如何快速整理，有什麼好辦法

我是這樣做的：把所有的文件統一拖到一個文件夾中， 下載一個叫everything的搜索軟體。然後開始搜有用的關鍵詞，把搜索到的文件放到按照分類創建好的文件夾中。其餘沒有用的直接刪掉