引用文件的原則

Ⅰ 行政公文版頭六要素

六要素為份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、字型大小、簽發人。
份數序號。適用於有秘密等級或需清退的公文，如共10份，第一份左上角標示01；
秘密等級和保密期限。秘密等級指秘密、機密、絕密3種，實心五角星☆後跟保密期限，如一年。
緊急程度。如特急。
發文機關標識。例如北京市人民政府文件，就是所謂的紅頭。
發文字型大小。例如國發〔2015〕5號.
簽發人。就是領導人姓名，只有上行文需要簽發。

Ⅱ 秘書進行文件傳閱要尊循的原則

（一）有序的原則。公文傳閱，順序很重要，在實際操作中，文秘人員既要遵循公文傳閱的一般程序，又不能死搬硬套，要特殊情況特殊處理，否則，不僅會給領導之間造成矛盾，而且還會影響公文的效率和質量。對所有的公文，文秘人員一般先送辦公室主任閱讀、把關，然後送其他需閱知的對象。公文在傳閱過程中，文秘人員應按一般程序和特殊程序傳閱。
公文傳閱的一般程序是閱件一般先傳主要領導後傳主管領導，再傳其他領導和有關部門；辦件則應先傳主管領導，一方面有利於主要領導和主管領導相互交流信息、溝通意見，另一方面有利於執行者按照主管領導的批示意見進行落實。
公文的特殊程序是緊急公文、專送公文和需要某位領導直接閱批的公文，應按照先辦後傳、急用於先閱、跳躍式傳閱等方法處理。此時，文秘人員應在"文件處理單"上註明。
（二）及時的原則。公文傳閱的時效性很強，快速和及時是公文傳閱的基本要求。怎樣才能保證公文及時傳閱呢？一是取送及時。收到文件之後，馬上進行清點、登記、分發，保證了公文傳閱的順暢。二是適當調整傳閱順序。有些文件傳閱范圍很廣，需要很多領導和部門閱知，如果始終按一個固定順序傳閱，遇上領導外出開會或辦事，定會影響傳閱的時間和進度。因此，不失時機地適當地調整一下傳閱順序，便可加快公文傳閱的進度。三是承辦部門優先閱文。有的文件需要某個或某幾個部門承辦，並且時效要求較強的，如果等所有的領導都閱定後再送給部門閱處，勢必耽誤部門辦理。主要領導閱後，即可給承辦部門閱辦，然後接著送其他領導傳閱。四是分類設夾，區別送閱。對上級機關的批導性文件和需要辦理的文件，急需處理的文件和一般參考性的文件，不要都放在一個閱文夾內，主次不分，要分別對待，分類設夾、傳閱，對急件、特急件跟蹤傳閱，這樣，就保證了公文傳閱的時效性。五是掌握領導閱文規律。根據領導工作安排和活動規律，捕捉時機送閱文件；也可根據領導閱文快慢，適當掌握領導每次閱文數量，這樣，就能避免公文的延誤、堆積。
（三）安全的原則。安全是公文傳閱工作的政治性內在要求。怎樣才能保證公文傳閱的安全呢？一是建立文件的接收、登記制度。文秘部門還應使用文件傳閱、交接登記簿。登記簿上注有文件號、送閱部門、接收人、接收時間、退回時間、備注等欄目。這樣就做到了心中有數，避免了盲目傳閱，一旦出現文件遺失的情況，就能知道問題出在哪個環節上，既利於查尋，又便於確定責任。二是杜絕文件橫傳。公文傳閱應該以文秘部門為中心點進行傳閱，不允許拋開文秘人員在應閱人之間橫傳，以免傳閱件失控、遺失。三是公文傳閱要由專人負責到底，其他人員均不得代行其職。辦理過程實行單線運作，縱向周轉，由機關文秘人員一人經手，全權負責，以避免多人插手導致的職責不清和相互推諉。四是嚴格按照閱文范圍和領導確定范圍組織傳閱，既不能隨意擴大，也不能隨意縮小；既不能多傳一個人，也不能少傳一個人。五是設置密級文件夾，封面貼有"密級"標志，提醒領導不要帶出辦公室閱文，密級文件即閱即退，沒有閱完的也要暫時收回，以保證公文傳閱的安全保密。

Ⅲ 公文撰寫中如引用了相關文件內容，應予註明，註明的方式是

先注文件標題，後注發文字型大小。

公文的撰寫和修改必須及時、迅速，反對拖拉、積壓。詞章必須准確、嚴密、鮮明、生動。注意幾點：

條理要清楚。公文內容要有主有次，有綱有目，層次分明，中心突出，一目瞭然。文字要精煉，篇幅要簡短。

遣詞用句要准確。公文要講究提法、分寸，措詞用語要准確地反映客觀實際，做到文如其事，恰如其分。論理要合符邏輯。公文的觀點要明確，概念要准確，切忌模稜兩可，含糊其詞，產生岐義，耽誤工作。

造句要合符文法，通俗易懂，並注意修辭。不要隨便生造一些難解其意的縮略語，對涉及一些平時用簡稱的單位應使用全稱。正確使用標點符號。正確使用順序號。

詳細、准確地寫明請示事由。不僅應在標題上寫清，還要在在正文里寫明請示什麼問題，為什麼要向上級請求。請示事項要專題專文，以便上級及時答復。

明確提出本單位對解決這一問題的意見，供上級參考。意見要寫得有理有據，必要時可引證有關的現行政策、規定條文。如本單位意見分歧，要分別陳述不同意見的內容，並加以分析比較，還可提出傾向性的意見，供上級權衡、批復。

具體提出對上級的要求。包括希望按某個最佳方案批示；由於時間限制，或事態嚴重，希望上級盡快答復，甚至務請在什麼時限內答復；提請上級批復時需要注意或強調的問題，否則可能引起什麼不良後果；在上級正式批復前，建議上級同意暫先按什麼原則進行工作；等等。

向上級提出上述要求的目的，是為了得到上級及時、准確的批復，但行文中切勿使用要挾的言辭。

Ⅳ 如果在論文中引用了《政府工作報告》中的話，是否要標注，格式是什麼呢

需要標注。

引用政府文件和某組織文件的參考文獻格式應該是「技術標准」或者「報告」。

技術標准格式：［序號］標准代號，標准名稱［S]．出版地：出版者，出版年。

報告格式：［序號］作者．文獻題名［R]．報告地：報告會主辦單位，年份。

注意事項：

參考文獻可使用下列指定符號：「：」表示標題、標題說明、出版者、生產者、連載頁數；「，」用於後續負責人、出版年份、生產年份、專利文獻類型、專利國家、卷號、部件號、連續出版的文獻的原始文獻標題；

對於系列號、系列號以及後續「在原始文獻中的位置」項；「（）」用於限定符、報紙發行號、零件號、版號、生產者、出版年份；「［］」用於識別文件類型和作者編寫的說明內容；「？」除了上面的項外，其餘的描述項後面都跟著「？」號碼。

以上內容參考：網路-參考文獻

Ⅳ 歸檔文件整理規則

歸檔文件整理規則如下：

1范圍

本標准規定了應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。

本標准適用於各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執行。企業單位有其他特殊規定的，從其規定。

2規范性引用文件

下列文件對於本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用於本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用於本文件。

GB/T18894電子文件歸檔與管理規范

DA/T1-2000檔案工作基本術語

DA/T13-1994檔號編制規則

DA/T25-2000檔案修裱技術規范

DA/T38-2008電子文件歸檔光碟技術要求和應用規范

3術語和定義

下列術語和定義適用於本標准。

3.1

歸檔文件archivaldocument(s)

立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質和電子文件材料。

3.2

整理arrangement

將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等），使之有序化的過程。

3.3

件item

歸檔文件的整理單位。

3.4

檔號archivalcode

在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字元代碼，以體現歸檔文件的類別和排列順序。

4整理原則

4.1歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。

4.2歸檔文件整理應區分不同價值，便於保管和利用。

4.3歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便於計算機管理或計算機輔助管理。

4.4歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統一。

5一般要求

5.1組件（件的組織）

5.1.1件的構成

歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發文與被轉發文為一件；原件與復製件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。

5.1.2件內文件排序

歸檔文件排序時，正文在前，附件在後；正本在前，定稿在後；轉發文在前，被轉發文在後；原件在前，復製件在後；不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在後；中文本在前，外文本在後；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在後。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前，收文在後；正本在前，發文稿紙和定稿在後。

5.2分類

5.2.1立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩定性。

5.2.2歸檔文件一般採用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分類。

a）按年度分類

將文件按其形成年度分類。跨年度一般應以文件簽發日期為准。對於計劃、總結、預算、統計報表、表彰先進以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按文件簽發日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，並在附註項加以說明。

b）按機構(問題)分類

將文件按其形成或承辦機構(問題)分類。機構分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時採用。採用機構分類的，應根據文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。採用問題分類的，應按照文件內容所反映的問題對歸檔文件進行分類。

c）按保管期限分類

將文件按劃定的保管期限分類。

5.2.3規模較小或公文辦理程序不適於按機構（問題）分類的立檔單位，可以採取年度—保管期限等方法進行兩級分類。

5.3排列

5.3.1歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列。

5.3.2同一事由中的文件，按文件形成先後順序排列。

5.3.3會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

5.4編號

5.4.1歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則。

5.4.2檔號的結構宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。

上、下位代碼之間用「-」連接，同一級代碼之間用「·」隔開。如「Z109-WS·2011-Y-BGS-0001」。

5.4.3檔號按照以下要求編制：

a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數字或者字母與數字的結合標識，按照DA/T13-1994編制。

b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由「文書」2位漢語拼音首字母「WS」標識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如「2013」。

c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼「Y」、「D30」、「D10」標識。

d）機構（問題）代碼：機構（問題）代碼採用3位漢語拼音字母或阿拉伯數字標識，如辦公室代碼「BGS」等。歸檔文件未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。

e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號，用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用「0」補足，如「0026」。

5.4.4歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。電子文件可以由系統生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

5.4.5歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數作為必備項，機構（問題）可以作為選擇項（見附錄A圖A1）。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機構（問題）按照5.4.3編制，頁數用阿拉伯數字標識（見附錄A圖A2）。為便於識記，歸檔章保管期限也可以使用「永久」「30年」「10年」簡稱標識，機構（問題）也可以用「辦公室」等規范化簡稱標識（見附錄A圖A3）。

5.5編目

5.5.1歸檔文件應依據檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應准確、詳細，便於檢索。

5.5.2歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現來文內容。歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備注等項目。

a）序號：填寫歸檔文件順序號。

b）檔號：檔號按照5.4.2-5.4.3編制。

c）文號：文件的發文字型大小。沒有文號的，不用標識。

d）責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。

e）題名：文件標題。沒有標題、標題不規范，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括弧「[]」。

f）日期：文件的形成時間，以國際標准日期表示法標注年月日，如19990909。

g)密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。

h）頁數：每一件歸檔文件的頁面總數。文件中有圖文的頁面為一頁。

i）備註：注釋文件需說明的情況。

5.5.3歸檔文件目錄推薦由系統生成或使用電子表格進行編制。目錄表格採用A4幅面，頁面宜橫向設置（見附錄B圖B1）。

5.5.4歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應列印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面（見附錄B圖B2）。

封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區分保管期限裝訂成冊。

6紙質歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架

6.1修整

6.1.1歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整。

6.1.2歸檔文件已破損的，應按照DA/T25-2000予以修復；字跡模糊或易退變的，應予復制。

6.1.3歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

6.1.4對於幅面過大的文件，應在不影響其日後使用效果的前提下進行折疊。

6.2裝訂

6.2.1歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂後文件平整，有利於歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。

6.2.2應根據歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便於管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統一。

6.2.3用於裝訂的材料，不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。

6.2.4永久保管的歸檔文件，宜採取線裝法裝訂。頁數較少的，使用直角裝訂（見附錄C圖C1、圖C2）或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用「三孔一線」裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。

6.2.5永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.2.6定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照6.2.4執行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.3編頁

6.3.1紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。

6.3.2頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

6.3.3文件材料已印製成冊並編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。6.4裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

6.4.1檔案盒

6.4.1.1檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm、50mm等（見附錄D圖D1）。

6.4.1.2檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，並可設置機構（問題）等選擇項（見附錄D圖D2、圖D3）。

其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最後一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。

6.4.1.3檔案盒應採用無酸紙製作。

6.4.2備考表

備考表置於盒內文件之後，項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見附錄E）。

a）盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

b）整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。

d）檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。

e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

6.5排架

6.5.1歸檔文件整理完畢裝盒後，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。

6.5.2歸檔文件按年度—機構（問題）—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構（問題）序列依次上架，便於實體管理。

6.5.3歸檔文件按年度—保管期限—機構（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便於檔案移交進館。

7歸檔電子文件的整理要求

7.1歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應符合本《規則》「5一般要求」的規定。

7.2歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求，參照《數字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等標准執行。

7.3歸檔電子文件整理，應使用符合《數字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T18894等標準的應用系統。